Chia sẻ kiến thức

Xử lý hóa đơn viết sai số tiền, viết sai thuế suất, sai mã số thuế, sai đơn vị tính, sai tên hàng hóa, sai đơn giá thành tiền...

Theo hướng dẫn tại điều khoản 3, điều 20 của thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về cách xử lý hóa đơn đã lập có sai sót mà người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.
Dưới đây, Công ty Kế Toán và Kiểm Toán MVA sẽ cung cấp cho các bạn các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn trong từng trường hợp cụ thể:

1. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn tăng giảm số tiền
- Sử dụng khi: hóa đơn đã lập và đã kê khai thuế sau đó phát hiện ra bị sai số lượng, đơn giá, thành tiền, cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng thanh toán.
+ Nếu hóa đơn viết sai cao hơn so với thỏa thuận thực tế: thì lập biên bản điều chỉnh giảm
Ví dụ 1: Công ty Kế toán MVA ký hợp đồng kinh tế số 01/HĐKT/VN-HB với công ty Hòa Bình

+ Trên hợp đồng kinh tế thỏa thuận: đơn giá bán: 12 triệu 100 (đã bao gồm thuế GTGT)
+ Nhưng ngày 26/08/2020, bán hàng lại xuất hóa đơn số 0000781, ký hiệu VN/20E  ghi đơn giá là: 12 triệu 100 (chưa bao gồm thuế GTGT)
+ Mà hóa đơn số 0000781, ký hiệu VN/20E đã được 2 bên kê khai thuế GTGT vào quý 3/2020
+ Đến ngày 05/10/2020, Công ty Hòa Bình phát hiện ra hóa đơn viết sai đơn giá nên hai bên lập biên bản xác nhận sai sót và điều chỉnh hóa đơn như sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
------------------
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN 
(Số 01/VN-HB)

Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số 01/HĐKT/VN-HB ký ngày 26/08/2020
Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT BTC ngày 31/03/2014 Hướng dẫn thi hành về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ .

Hôm nay, ngày 05 tháng 10 năm 2020 hai bên chúng tôi gồm có:
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN MVA VIỆT NAM-CN ĐÀ NẴNG             

Mã số thuế : 0108700367001                                                                                           
Địa chỉ: Số 56 Nguyễn Hành, P. Khuê Trung, Q. Cẩm lệ, TP. Đà Nẵng

Đại diện: Ông Lê Văn Phước                         Chức vụ: Giám đốc

 

Đơn vị mua hàng: CÔNG TY TNHH HÒA BÌNH

Mã số thuế : 0106334335                                                                                           
Địa chỉ : Số 13 Xô Viết Nghệ Tĩnh,
P. Khuê Trung, Q. Cẩm lệ, TP. Đà Nẵng
Đại diện: Bà Nguyễn Thị Bình    Chức vụ: Giám đốc

Sau khi kiểm tra lại đơn giá của Bàn văn phòng 5m8 VPC58 đã ghi tại hóa đơn số 0000781, ký hiệu VN/20E  ngày 26/08/2020 so với thỏa thuận tại hợp đồng kinh tế số 01/HĐKT/VN-HB ký ngày 26/08/2020 chúng tôi xác nhận: Hóa đơn đã ghi sai đơn giá

1. Nội dung đã ghi sai: tại hóa đơn số 0000781, ký hiệu VN/20E  ngày 26/08/2020

Tên hàng hoá dịch vụ 

ĐVT

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

Tiền thuế

Tổng thanh toán

Bàn văn phòng 5m8

Chiếc

01

12.100.000

12.100.000

1.210.000

13.310.000

 
2. Hai bên thống nhất điều chỉnh thành:

Tên hàng hoá dịch vụ 

ĐVT

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

Tiền thuế

Tổng thanh toán

Bàn văn phòng 5m8

Chiếc

01

11.000.000

11.000.000

1.100.000

12.100.000

 
Do hóa đơn viết đơn giá sai cao hơn nên bên bán có trách nhiệm xuất hóa đơn điều chỉnh giảm đơn giá của Bàn văn phòng 5m8, cụ thể :

Điều chỉnh giảm

Đơn giá

Thành tiền

Tiền thuế

Tổng thanh toán

1.100.000

1.100.000

110.000

1.210.000

 

- Số tiền điều chỉnh sẽ được hai bên thực hiện kê khai hạch toán theo quy định.
- Tổng tiền thanh toán (1.210.000) sẽ được bù trừ vào công nợ phải trả của bên mua.
- Biên bản này được lập thành 2 bản, mỗi bên giữ một bản.

 

ĐẠI DIỆN BÊN BÁN
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
 

ĐẠI DIỆN BÊN BÁN
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
 

 

Đối với trường hợp giảm giá hàng bán không phải do hóa đơn viết sai đơn giá mà là do hàng bị lỗi mà bên bán đồng ý thực hiện giảm giá sau khi bán hàng thì trước khi xuất hóa đơn giảm giá các bạn cũng phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc biên bản xác nhận hàng lỗi kém chất lượng

=> Sau khi 2 bên đã lập biên bản điều chỉnh hóa đơn để xác nhận sai sót thì bên bán sẽ xuất hóa đơn điều chỉnh
+ Nếu hóa đơn viết sai thấp hơn so với thỏa thuận thực tế: thì lập biên bản điều chỉnh tăng
Ví dụ 2:

Công ty Kế toán MVA ký hợp đồng kinh tế số 01/HĐKT/VN-HB với công ty Hòa Bình

+ Trên hợp đồng kinh tế thỏa thuận:

+ đơn giá bán: 12 triệu 100 (đã bao gồm thuế GTGT)
+ Nhưng ngày 26/08/2020, bán hàng lại xuất hóa đơn số 0000781, ký hiệu VN/20E  ghi đơn giá là: 12 triệu 100 (chưa bao gồm thuế GTGT)
+ Mà hóa đơn số 0000781, ký hiệu VN/20E đã được 2 bên kê khai thuế GTGT vào quý 3/2020
+ Đến ngày 05/10/2020, Công ty Hòa Bình phát hiện ra hóa đơn viết sai đơn giá nên hai bên lập biên bản xác nhận sai sót và điều chỉnh hóa đơn như sau:

Công ty Kế Toán MVA ký hợp đồng kinh tế số 09/HĐKT/VN-HB với công ty Hòa Bình

- Trên hợp đồng kinh tế thỏa thuận việc mua bán:

+ Mặt hàng: Ghế văn phòng

+ số lượng: 10 chiếc

+ Đơn giá: 680.000 (chưa VAT)

+ Thành tiền: 6.800.000

+ Tiền thuế: 680.000

+ Tổng thanh toán: 7.480.000

- Nhưng ngày 28/08/2020, đã bàn giao hàng đúng hợp đồng (10 chiếc) và xuất hóa đơn số 0000803, ký hiệu VN/20E ghi là:

+ Mặt hàng: Ghế văn phòng

+ số lượng: 9 chiếc

+ Đơn giá: 680.000 (chưa VAT)

+ Thành tiền: 6.800.000

+ Tiền thuế: 680.000

+ Tổng thanh toán: 7.480.000

- Mà hóa đơn số 0000803, ký hiệu VN/20E đã được 2 bên kê khai thuế GTGT vào quý 3/2020

- Đến ngày 19/10/2020, Công ty MVA  phát hiện ra hóa đơn viết sai số 0000803 đã viết sai số lượng hàng hóa nên hai bên lập biên bản xác nhận sai sót và điều chỉnh hóa đơn như sau:

 

 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
------------------
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN 
(Số 01/VN-HB)

Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số 01/HĐKT/VN-HB ký ngày 28/08/2020

Căn cứ vào biên bản bàn giao số BBBGHH/VN-HB 28/08/2020
Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT BTC ngày 31/03/2014 Hướng dẫn thi hành về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ .

Hôm nay, ngày 19 tháng 10 năm 2020 hai bên chúng tôi gồm có:
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN MVA VIỆT NAM-CN ĐÀ NẴNG             

Mã số thuế : 0108700367001                                                                                           
Địa chỉ: Số 56 Nguyễn Hành, P. Khuê Trung, Q. Cẩm lệ, TP. Đà Nẵng

Đại diện: Ông Lê Văn Phước                         Chức vụ: Giám đốc

 

Đơn vị mua hàng: CÔNG TY TNHH HÒA BÌNH

Mã số thuế : 0106334335                                                                                           
Địa chỉ : Số 13 Xô Viết Nghệ Tĩnh,
P. Khuê Trung, Q. Cẩm lệ, TP. Đà Nẵng
Đại diện: Bà Nguyễn Thị Bình    Chức vụ: Giám đốc

Sau khi kiểm tra lại số lượng hàng hóa  Ghế văn phòng đã ghi tại hóa đơn số 0000803, ký hiệu VN/20E  ngày 28/08/2020 so với thỏa thuận tại hợp đồng kinh tế số 01/HĐKT/VN-HB ký ngày 28/08/2020 và thực tế việc giao nhận hàng hóa theo BBBGHH/VN-HB 28/08/2020 chúng tôi xác nhận: Hóa đơn đã ghi sai số lượng

1. Nội dung đã ghi sai: tại hóa đơn số 0000781, ký hiệu VN/20E  ngày 26/08/2020

Tên hàng hoá dịch vụ 

ĐVT

Số lượng

Ghế văn phòng

Chiếc

9

 
2. Hai bên thống nhất điều chỉnh thành:

Tên hàng hoá dịch vụ 

ĐVT

Số lượng

Ghế văn phòng

Chiếc

10

 
Do hóa đơn viết số lượng sai thấp hơn nên bên bán có trách nhiệm xuất hóa đơn điều chỉnh tăng số lượng của Ghế văn phòng lên một chiếc


- Biên bản này được lập thành 2 bản, mỗi bên giữ một bản.

 

ĐẠI DIỆN BÊN BÁN
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
 

ĐẠI DIỆN BÊN BÁN
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
 


=> Sau khi 2 bên đã lập biên bản điều chỉnh hóa đơn để xác nhận sai sót thì bên bán sẽ xuất hóa đơn điều chỉnh

Các bạn lưu ý:

+ Tại ví dụ 1: là sai đơn giá dẫn đến sai cả thành tiền, tiền thuế và tổng thanh toán nên trong biên bản điều chỉnh hóa đơn phải ghi rõ các sai sót này

+ Nhưng tại ví dụ 2: hóa đơn chỉ sai số lương, không sai đơn giá, thành tiền, tiền thuế và tổng thanh toán => nên chúng ta chỉ lập biên bản điều chỉnh riêng số lương thôi, và khi xuất hóa đơn điều chỉnh cũng vậy, chỉ điều chỉnh tăng số lượng (các chỉ tiêu còn lại đã đúng thì không ghi mà gạch chéo)

Các bạn lưu ý: trường hợp hóa đơn viết sai tên công ty, địa chỉ nhưng lại viết đúng mã số thuế người mua thì chỉ cần lập biên bản điều chỉnh tên công ty, địa chỉ mà bên bán không cần xuất hóa đơn điều chỉnh
 

Bài viết cùng chuyên mục